Ett av de viktigaste ansvarsområdena som ett litet företag har är att betala sina anställda exakt och i tid.
Tidigare var utförande av lönelistan en noggrann process som krävde att HR -personalen skulle spåra anställdas tidtabeller, beräkna övertidstimmar eller konvertera minuter till timmar.
Värdefull tid och resurser spenderades för att se till att lagar följdes och arbetarna betalades korrekt.
Även om vissa fortsätter att använda traditionella metoder för att spåra timmar och genomföra lön, har andra tagit ett mer modernt tillvägagångssätt.
Tid närvarosystem gör det möjligt för arbetare att mata in och hantera sina egna timmar och ta bort bördan från arbetsgivaren.
Genom att effektivisera närvaroprocessen har företag sparat pengar, ökat produktiviteten och förbättrat efterlevnaden av arbetslagar.
Här är allt att veta om anställdas tidsklockor och hur organisationer kan använda dem till deras fördel.
Vad är en anställds tidsklocka?
Ett anställdsklocksystem är ettanordningDet registrerar start- och sluttiderna för timanställda på arbetsplatsen. Beroende på typ av tidspårningsprogramvara kan arbetare slå in genom en tidsklockapp eller på en konsol på arbetsplatsen.
Punch - i data integreras automatiskt med ett lönesystem som används av HR -personalen för att betala anställda för arbetade timmar. Syftet med Time Clock -programvaran är att elektroniskt spåra och dokumentera närvaro för att upprätthålla lönen noggrannhet.
Det finns fem olika typer av tidsklockor, inklusive -
1. Stanskortsklockor
Anställda sätter in ett papperskort i en maskin när de anländer och lämnar arbetet. Maskinen stämplar datum och tid på kortet för att indikera en start- och sluttid.
På grund av deras enkelhet implementeras dessa klockor oftast av små företag som inte sysselsätter avlägsna arbetare.
2.Digitalklocka
Med en digital tidsklocka, istället för att injicera ett stanskort, sveper arbetare ett kort med en magnetremsa genom en maskin. Maskinen spårar automatiskt stansen - i datum och tid för senare användning av lönepersonalen.
En elektronisk pekplatta är en annan typ av digital klocka som inte kräver att anställda håller på ett kort. Istället lägger arbetarna en personlig kod i en maskin som automatiskt sparar stansen - i data.
3. Tidsstationsprogramvara
Time Station Software låter arbetare klocka in och ut genom en dator. Anställda använder en specifik dator för alla stans - ins.
Eller företag kan integrera programvaran med en persondator så att de anställda kan ange tiden vid deras individuella arbetsstationer.
En fördel för Time Station -programvaran är att tidsdata kan integreras med ett lönesystem, vilket gör det enklare att utföra lönen senare.
4. Fingeravtrycksklockor
Biometriska tidsklockor identifierar en person genom enskilda mänskliga egenskaper som ett fingeravtryck.
Anställda sätter fingret på en skanner som identifierar personen genom att matcha fingertoppen till en pre - lagrad bild i en databas. Om det finns en exakt matchning gör tidsklockmaskinen ett märkbart tackljud.
Biometriska fingeravtryckstidsklockor förhindrar kompisstansning eller bedrägeri eftersom ett fingeravtryck är omöjligt att duplicera.
En annan fördel är att anställda inte längre behöver oroa sig för att komma ihåg en kod eller av misstag glömma sitt stanskort hemma. Det är svårt att glömma en del av kroppen!
5. Handpunchur
En handpunch klocka är en annan form av ett biometriskt autentiseringssystem. I stället för ett fingeravtryck använder dessa typer av klockor handflatan för att autentisera arbetarens identitet.
En skanner matchar en del av handflatan till en pre - lagrad databasbild för att verifiera arbetaren. Liksom fingeravtrycksklockor är dessa typer av enheter också användbara för att förhindra kompisstansning och bedrägeri.
Varför är tidsklockor viktiga?
Arbetare som använder entidtagningsanordninghar en exakt representation av när deras dag börjar och slutar.
Arbetsgivare kommer att veta exakt när en teammedlem kommer till lunch eller en paus, och när han/hon ska komma tillbaka. Detta säkerställer att teammedlemmarna inte uppmanas att arbeta mer än de ska.
Ett effektivt mjukvarusystem säkerställer också att alla arbetar när de ska vara. Chefer kan använda Punch - i data som bevis för att konfrontera dem som konsekvent är sena eller tar alltför långa luncher. Detta kommer att hjälpa till att maximera produktivitets- och effektivitetsnivåerna över tid.
Klocka - i data integreras automatiskt med ett programvarusystem som gör det mycket enklare för HR -kontorister att utföra lön. Lönintegration gör det lättare att följa arbetslagar eftersom det finns data för att bevisa att anställda arbetar rätt antal timmar och betalas i enlighet därmed.
Hur är tidsklockor fördelaktiga?
Tidsklockor erbjuder flera fördelar för företag, inklusive -
1. Sparar tid och pengar
Samlar automatiskt till data och utför beräkningar - Eftersom stans - i data samlas in automatiskt och beräknas, lägger HR -personalen mindre tid på att verifiera timmar och sortera genom tidtabeller.
Ger mindre utrymme för mänskligt fel - Konvertering av minuter manuellt till timmar och uppskattning av övertid är en noggrann process som är lätt att beräkna.
Felaktiga beräkningar kostar företag upp till 7% av deras totala lönekostnader. Detta resulterar också i mer arbete för att ändra misstaget i en senare lönecheck.
Time Clock Software eliminerar möjligheterna till mänskliga fel och sparar pengar genom att utföra alla nödvändiga beräkningar automatiskt.
Minimerar bedrägeri
Anställda kan inte längre be en vän klocka in för dem när de använder en tidsklockanordning. En del tidtagningsprogramvara integreras med GPS för att se till att arbetare är där de behöver vara när de stansar in.
Detta kommer också att spara pengar genom att se till att företag betalar exakt vad de är skyldiga till rätt person.
Gör det lättare att spåra arbetskraftskostnader
Företag kan se vilka anställda som arbetar det största antalet timmar och vilka arbetsområden som är de dyraste.
Time Clock Software visar också vem som använder mest övertid för att slutföra arbetet och hur dessa kostnader samlas och jämför med industristandarder.
Företag kan fatta mer informerade beslut om att anställa fler arbetare eller konfrontera en anställd som är mindre produktiv än han/hon borde vara.
2. Ökar produktiviteten och anställdas engagemang
Tidsklockor förbättrar också produktivitet och effektivitetsnivåer samtidigt som de maximerar anställdas moral. Det finns flera orsaker till detta, till exempel -
Arbetsgivare har omedelbar tillgång till lönedata - TimeKeeping -enheter ger företag omedelbar tillgång till data och rapporter som visar upprepad långsamhet eller överdriven frånvaro.
Genom att hålla sig informerad är det lättare att ta itu med närvarofrågor och öka produktiviteten.
Chefer kan förhindra frånvaro
Frånvaro orsakar ständiga avbrott i dagens flöde - till - dagoperationer. Tidsklockor gör det enklare för arbetsgivare att spåra arbetare som tenderar att ringa regelbundet. Arbetsgivare kan arbeta med dessa individer för att förhindra och minimera framtida frånvaro.
Tidsklockor hjälper till att förbättra företagets kultur
När det finns ett flöde av anställda som avbryter arbetet finns det ett antagande om att ledningen är slapp. Personalen kommer att ta sina jobb mindre på allvar och inte oroa sig för att ringa sjuka.
Tidsklockor gör det lättare att ta itu med närvarofrågor och minska frånvaro, vilket hjälper till att förbättra moral. Detta kommer att minska närvaroproblemen samtidigt som produktivitetsnivåerna förbättras.
Vad är reglerna för anställd tidsklockor?
DeRättvisa arbetsstandarder(FLSA) godkänner en uppsättning regler för anställdstimmar, övertid och lön. Här är de viktiga reglerna och reglerna för att följa -
1. Spårningstid
FLSA gör det möjligt för arbetsgivare att spåra tid på vilket sätt de vill så länge som poster är korrekta. Alternativen inkluderar -
Biometrisk klockning -Varje metod som använder en biometrisk skanner för att spåra stansen - i data från varje arbetare
Närhetsklockan -Ett system som använder olika metoder som stanskort eller ID -märken för att hantera anställdas tid
PC -klockning -Anställda kan använda programvara för att spela in sin tid på en persondator
SMS Klocka -Detta ger ett sätt att klocka in genom textmeddelanden
2. Avrundning
FLSA gör det möjligt för arbetsgivare att runda antalet anställda minuter snarare än att registrera det exakta antalet arbetade minuter.
Företag kan mäta tid på 10 minuters steg och sedan avrunda eller ner beroende på hur nära antalet är för det spårade ökningen.
Till exempel, om en person arbetade 7 timmar och 58 minuter, skulle 58 rundas upp till 60. Detta betyder att den anställde har arbetat totalt 8 timmar.
3. 7-minutersregleringen
De flesta företag spårar tid i 10 till 15 minuters intervall. Under steg om 15 minuter är 7 minuter avgränsningen för att avrunda. I 8 eller fler minuter skulle arbetsgivaren rundas upp.
Om till exempel arbetar 4 timmar och 6 minuter kan arbetsgivaren avrundas till 4 timmars arbetade. Om arbetet arbetar med 4 timmar och 12 minuter kan arbetsgivaren runda upp till 4 timmar och 15 minuter fungerade.
Varför är anställdas tidsklockregler viktiga?
Genomförande av effektiva tidkeepningsregler är avgörande föruppfyllandemed statliga och federala lagar och förordningar. Att använda en tidsklocka minimerar chansen att bryta en av dessa regler.
Icke - Undantagna anställda är de som arbetar på ett timplan. Företag måste spåra sina timmar och pauser och kompensera dem för alla arbetade övertidstimmar.
Eftersom icke -undantagna anställda arbetar olika timmar, hjälper du en tidskostnadsenhet att hantera sin tid exakt.
Kontrollera om staten har antagit förutsägbara schemaläggningslagar som kräver att företag ska meddela något ändringar i scheman till icke - undantagna anställda.
Det är också viktigt att säkerställa att ett bra tidtagningssystem är på plats eftersom schemaläggsförändringar kan göra det mer utmanande att manuellt spåra tid.
Hourly Non - Fortsatta anställda har rätt att betala i vissa stater om de är på - samtal. Att vara på - samtal innebär att en anställd är tillgänglig för arbete och väntar på att arbetsgivaren ska kontakta honom/henne kommer in.
I vissa tillstånd kompenseras dessa på - samtalsarbetare även om de inte kallas till arbete. Det kan vara svårt för HR -personalen att spåra tiden för - Ring anställda som faktiskt inte är på arbetsplatsen.
Implementering av ett tidsklocksystem hjälper till att följa alla statliga bestämmelser eftersom på - samtalsarbetare helt enkelt kan hantera sin egen tid via sin mobiltelefon eller persondator.
FLSA -regler dikterar att icke -undantagna arbetare har rätt till övertidslön som motsvarar eller mer än 1 och gånger deras normala lön om de arbetar mer än 40 timmar per vecka.
Företagen ansvarar för att säkerställa icke -undantagna anställda som arbetar övertid betalas exakt. Att använda en tidsklocka för att hantera övertidstimmar tar trycket från HR -personalen och förhindrar att brott mot arbetslagar.
Hur man hanterar anställdas tid och närvaro
Här är de bästa metoderna för att hantera anställdas tid och närvaro på arbetsplatsen -
1. Frågor
Bestäm vilka frånvaroproblem som finns, varför de finns och de bästa lösningarna för att lösa eventuella återkommande problem.
Utföra en helhetssyn som undersöker historisk stans - i data, specifika problemområden och avdelningarna som har de högsta nivåerna av frånvaro.
2. Strategisera för att minska frånvaro
När grundorsaken till frånvaro har undersökts och analyseras, genomföra strategier för att bekämpa problemet. Här är de bästa metoderna -
Vidta disciplin- Instruera HR -avdelningen att övervaka frånvaro och anta disciplinära åtgärder vid behov.
Kräver verifiering av sjukdom- Efter 2 dagar krävs att arbetarna visar en läkares anteckning för att verifiera sjukdom. Detta kommer att förhindra att anställda utesluter sjuka om det inte finns en medicinskt - godkänd anledning att göra det.
Använd betald tidAv bankerna- Betalning av banker ger arbetarna ett tilldelat antal dagar för sjukdom, semester eller andra ändamål. Genom att använda en betald ledighet gör det möjligt för anställda att använda sitt utrymme för skönsmässig bedömning för att göra tid - av förfrågningar.
Belöningskompatibla anställda- Implementera en sjuk - Lämna incitamentpolicy där kontantbonusar ges till dem som har minimal frånvaro. Detta kommer att öka produktivitetsnivåerna samtidigt som man skapar en företagskultur som uppmuntrar arbetare att följa reglerna.
Inkorporera ett hälsoprogram- Eftersom det finns en koppling mellan sjukdom och frånvaro kan implementering av ett hälsoprogram vara en gynnsam idé. Om det är ekonomiskt möjligt, erbjuda ett gymmedlemskap eller ge en lista över resurser till arbetare som uppmuntrar ett hälsosamt liv.
Varför en anställds närvaro tracker är viktig
En effektiv anställdsklocka och närvaroprogramvara kan effektivisera arbetet, spara pengar och marknadsföra företagets framgång. Här ärviktiga skälVarför en närvaro tracker materia -
Bevisar förmågan att ta itu med närvarofrågor
Det är viktigt att se till att alla policyer som rör brytningstiden eller sjukdagarna inte missbrukas.
Att ha ett effektivt tidtagningssystem hjälper ledningen att ta itu med eventuella ihållande problem med lämpliga människor.
Gör det möjligt för arbetsgivare att rymma avlägsna arbetare
Att använda en anställds tidspårningsenhet hanterar fjärrarbetarnas tid och verkställer ansvarsskyldighet utan att vara alltför restriktivt.
Företag som vill spara pengar genom att anställa avlägsna arbetare kan vara säkra på att produktiviteten inte kommer att påverkas.
Säkerställer lönesats
Ett deltagandehanteringssystem är särskilt användbart för att upprätthålla lönen noggrannhet. Det förhindrar att oavsiktligt betalar överbelastning eller underbetalning av icke - undantagna timanställda eftersom timmar beräknas exakt som de matas in.
Främjar insamling av verkliga - Tidsproduktivitetsdata
Att använda en tillförlitlig metod för att samla verkliga - Tid närvaroinformation visar vem som är produktiv och vem som inte är.
En korrekt bild av produktivitetsnivåerna gör det lättare att anställa och schemalägga efter behoven hos varje avdelning.
Med tiden kan detta spara pengar eftersom företag kommer att anställa och schemaläggas baserat på tillförlitliga produktivitetsdata snarare än instinkt ensam.
Strömlinjeformar HR -löneuppgifter
TimeKeeping -enheter gör det möjligt för arbetaren att spåra sin egen tid istället för att förlita sig på en eller två löneföretag för att hantera hela uppgiften.
Tillhandahåller bevis vid stämningsansökan
Tidsanordningar samlar in korrekt klocka - i data som visar sig vara användbara vid en stämning eller granskning från IRS.
Denna information kan användas som bevis om en tidigare anställd försöker stämma för förlorade löner eller om staten hävdar att det inte finns - efterlevnad av FLSA -föreskrifter.
Slutsats
Här är de viktigaste takeaways för att komma ihåg tidshanteringssystem.
Välj rätt tidshanteringssystem- Bestäm vilken enhet som är optimal för företagets behov. Alternativen inkluderar stanskortsklocka, digital klocka, tidsstationsprogramvara, fingeravtrycksklocka eller en handpunchklocka.
Kom ihåg orsakerna till att använda tidsklockor- Tidsklockor ger en exakt representation av arbetade timmar samtidigt som han hanterar löninformation för HR -personalen.
Undersök fördelarna- Tidshanteringssystem Spara tid, pengar, öka produktiviteten och öka moralen på arbetsplatsen.
Vet och följ FLSA -reglerna- Research flsa -regler tillsammans med statliga förordningar för att se till att alla lagar följs.
Strategi för att förhindra frånvaro- Implementera policyer som uppmuntrar närvaro. Till exempel, anta disciplinära åtgärder för upprepade gärningsmän, innehåller ett hälsoprogram eller kräver verifiering av sjukdom.
Vet varför att använda ett tidskontrollsystem är viktigt- Bland andra fördelar ökar ett tidshanteringssystem lönen noggrannhet, förbättrar produktiviteten, ger tillbaka - upp klockan - i data och effektiviserar HR -arbete.
